Beleid rond het maken, gebruiken en beheren van beeldmateriaal van kinderen en jongeren
- Doelstellingen:
Dit document beschrijft hoe Uit De Marge vzw op een respectvolle, veilige en wettelijke manier omgaat met foto’s en video’s waarop kinderen en jongeren herkenbaar in beeld komen.
Uit De Marge streeft ernaar om:
- De privacy en waardigheid van kinderen en jongeren te beschermen
- Transparant te communiceren over het gebruik van beeldmateriaal
- Op een correcte manier toestemming te vragen voor het maken en gebruiken van beelden
- Beeldmateriaal veilig te bewaren en tijdig te verwijderen
- Misbruik of ongewenste verspreiding van beelden te voorkomen
- Principes
Bij het maken en gebruiken van beeldmateriaal hanteert Uit De Marge volgende principes:
- Respect voor de privacy en waardigheid van kinderen en jongeren
- Er worden enkel beelden gemaakt die relevant zijn voor de werking en doelstellingen van Uit De Marge.
- Er worden enkel beelden gemaakt van jongeren die hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven (zie verder).
- Beelden die geportretteerde(n) in een kwetsbare, intieme of stigmatiserende situatie tonen, worden niet gepubliceerd.
- Beelden die de veiligheid, integriteit of het welzijn van de geportretteerde(n) in het gedrang zouden kunnen brengen, worden evenmin gepubliceerd.
- Uit De Marge streeft ernaar dat onze doelgroep zich in ons beeldmateriaal herkent en gerepresenteerd voelt.
- Transparante communicatie
Uit De Marge informeert kinderen, jongeren en (indien van toepassing) hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers over:
- waarom er beelden worden gemaakt
- voor welke doeleinden die beelden kunnen worden gebruikt
- via welke kanalen beelden kunnen worden gepubliceerd
- hoe lang beelden worden bewaard
- waar ze terecht kunnen met vragen, bezorgdheden, of om hun toestemming in te trekken
- Toestemming
- Wanneer toestemming vragen?
Bij het maken van beelden
- Bij gericht beeldmateriaal komen mensen herkenbaar in beeld en dient vooraf altijd toestemming gevraagd te worden.
- Bij niet-gericht beeldmateriaal (sfeerbeelden) wordt er niet op één of enkele personen gefocust. Hiervoor is in principe geen toestemming nodig. Omdat in de praktijk beide vaak door elkaar lopen, is het aangewezen om altijd toestemming te vragen.
Enkele uitzonderingen op deze regel zijn:
- Wanneer iemand toevallig op een foto staat (denk aan een voorbijganger bij een activiteit in de publieke ruimte), hoef je geen toestemming te vragen.
- Wanneer een menigte in beeld wordt gebracht, hoeft er niet van elk individu afzonderlijk toestemming te worden gevraagd (noch voor het maken, noch voor het gebruiken van de beelden achteraf). Wel is het beter om vooraf aan te kondigen dat er beelden zullen worden gemaakt.
- Van publieke figuren (artiesten, politici… ) mogen zonder toestemming beelden worden gemaakt zolang ze aan het werk/ in functie zijn.
Bij het publiceren van beelden
- Hiervoor dient apart toestemming gevraagd te worden.
- Beelden mogen uitsluitend worden gebruikt voor doeleinden en op kanalen die vooraf werden gecommuniceerd.
- Voor elk nieuw gebruik dat niet onder de oorspronkelijke toestemming valt, moet opnieuw toestemming worden gevraagd. Daarom kiest Uit De Marge voor een zo volledig mogelijke beschrijving van doelstellingen en kanalen.
- Aan wie toestemming vragen?
- Bij minderjarigen aan henzelf én aan een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
- Bij meerderjarigen volstaat toestemming van de jongere zelf.
- Hoe toestemming vragen?
Schriftelijke toestemming
In principe volstaat mondelinge toestemming, maar dit is moeilijk te bewijzen. Vraag daarom altijd schriftelijke toestemming. Ofwel gebeurt dit bij de inschrijving voor een evenement (via het inschrijfformulier), ofwel via de deelnemerslijst (vormingen/activiteiten).
Medewerkers die met een vaste groep werken, maar niet met een aparte deelnemerslijst voor elke activiteit, kunnen hun deelnemers jaarlijks een toestemmingsformulier laten invullen waarop duidelijk staat dat die toestemming 1 jaar geldig is.
Toestemmingsformulieren vermelden minstens:
- het doel van beeldopnames
- mogelijke publicatiekanalen
- bewaartermijnen
- contactgegevens voor vragen of intrekking
- Een verwijzing naar de privacyverklaring, in te zien via deze link op de website van Uit De Marge.
Geïnformeerde toestemming
- De toestemming wordt vrijwillig gegeven (niemand wordt onder druk gezet om in beeld te komen).
- Kinderen, jongeren (en eventueel hun ouders/wettelijke vertegenwoordigers) worden op voorhand op ondubbelzinnige wijze geïnformeerd over wat hun toestemming inhoudt (zie onder) en hoe ze die eventueel kunnen intrekken.
Intrekken van toestemming
Bij het intrekken van toestemming verbindt Uit De Marge zich ertoe om alle beeldmateriaal waarop deze toestemming betrekking had zo snel mogelijk uit onze kanalen en opslag te verwijderen.
Over materiaal dat al verspreid werd, heeft Uit De Marge geen controle. Ook daarover wordt transparant gecommuniceerd.
Extra maatregelen evenementen
Zoals eerder vermeld, wordt bij de inschrijving voor een evenement toestemming gevraagd en wordt daarbij alle nodige info verstrekt (zie boven).
Daarnaast wordt een visueel onderscheid gemaakt tussen mensen die wel en niet in beeld willen komen, bijvoorbeeld aan de hand van lanyards in een andere kleur. Zo kan de foto-/videograaf in één oogopslag zien wie er wel of niet op de foto wil.
De communicatieverantwoordelijke zorgt voor een briefing (via mail vooraf en mondeling aan de start van het evenement) waarbij afspraken rond het maken en delen van beeldmateriaal met de aanwezige fotograaf en/of videomaker worden overlopen.
- Veiligheid
- Foto’s en video’s worden bij voorkeur niet met privé toestellen, maar met toestel van Uit De Marge gemaakt.
- Beelden die met een privé toestel worden gemaakt, worden zo snel mogelijk overgezet naar de beveiligde opslagomgeving van Uit De Marge en van het eigen toestel verwijderd.
- De toegang tot de opslagomgeving is beveiligd met sterke (liefst wisselende) wachtwoorden en multifactor authenticatie. De toegang is beperkt tot medewerkers van Uit De Marge.
- Beeldmateriaal mag niet op onbeveiligde usb-sticks, persoonlijke cloud omgevingen of privé-accounts worden bewaard.
- Tijdelijke medewerkers, partners en vrijwilligers kunnen beeldmateriaal opvragen via communicatie@uitdemarge.be
- Medewerkers maken zelf ook regelmatig foto’s en video’s waarop kinderen en jongeren voorkomen. Via interne briefings maakt Uit De Marge hen wegwijs in het interne beleid daarrond.
- Vermeld bij de publicatie van beeldmateriaal de namen van kinderen en jongeren niet (tenzij anders overeengekomen). Gebruik in plaats daarvan eventueel een alias. Deel ook geen andere persoonlijke informatie die lokalisatie of identificatie van de geportretteerde(n) mogelijk maakt.
- Beelden ouder dan 3 jaar worden niet gepubliceerd zonder voorafgaand opnieuw toestemming te vragen aan de geportretteerden.
- Verantwoordelijkheid
Medewerkers en vrijwilligers:
- … leven dit beleid na.
- … melden incidenten aan communicatie@uitdemarge.be
Het communicatieteam:
- Ziet toe op de correcte toepassing en naleving van dit beleid.
- Organiseert op regelmatige basis vormingen en sensibilisering rond dit thema.
- Evalueert dit beleid elke 3 jaar of eerder indien aanpassingen van de wetgeving, risico’s, of incidenten binnen de werking daartoe aanleiding geven.
Aanspreekpunt privacy
Voor vragen, verzoeken, meldingen (o.a. van datalekken, ongewenste verspreiding van beelden… ) kan je bij communicatie@uitdemarge.be terecht.
Uit De Marge onderzoekt elk incident en neemt gepaste maatregelen om verdere schade te beperken en herhaling te voorkomen.